Datenschutzerklärung

Sayline ist ein Werkzeug, dem Menschen anvertrauen, was sie in ihrer Führungsrolle unsicher macht. Deshalb steht hier, was tatsächlich passiert – auch dort, wo eine bequemere Formulierung möglich wäre.

1. Verantwortlich für die Verarbeitung

[noch einzutragen]
[noch einzutragen]
[noch einzutragen], Deutschland
E-Mail: [noch einzutragen]

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Konto

Deine E-Mail-Adresse (bei der ersten Anmeldung), dein Vorname sowie deine Angaben aus dem Einstiegsgespräch: Teamgröße, wie lange du schon führst, welche Themen dich unsicher machen und wie regelmäßig du Gespräche führst. Dazu der Zeitpunkt der Kontoanlage und, sobald du ein Abo abschließt, der Abo-Zustand und deine Kundennummer bei unserem Zahlungsdienstleister.

2.2 Gesprächsverläufe

Was du in den Chat schreibst, und was Sayline antwortet. Dazu die Einordnung der Situation (etwa Feedback, Konflikt, Delegation), ob ein Gesprächsleitfaden erzeugt wurde und – falls du nachträglich berichtest, wie das Gespräch gelaufen ist – dieser Bericht.

Wichtig zu wissen: Das ist freier Text. Er kann alles enthalten, was du eintippst – auch Angaben über Gesundheit, Schwangerschaft, Religion oder Herkunft von Menschen aus deinem Team, also besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sayline fragt so etwas nicht ab und stellt keine Diagnosen. Verhindern, dass du es schreibst, kann die Anwendung aber nicht. Bitte gib nur an, was für die Vorbereitung deines Gesprächs wirklich nötig ist.

Übungsgespräche (Rollenspiele) werden nicht gespeichert. Eine Übung ist kein geführtes Gespräch.

2.3 Namen von Menschen aus deinem Team

Wenn du im Gespräch einen Namen nennst, speichern wir den Vornamen und das Datum des letzten Gesprächs – damit Sayline beim nächsten Mal weiß, worum es ging, und dich an das Nachfassen erinnern kann. Bei Namensgleichheit kommt der erste Buchstabe des Nachnamens dazu.

Es gibt keine Bewertung, keine Leistungsdaten, keine Historie über einzelne Personen und keine Auswertung. Wir empfehlen ausdrücklich, keine Nachnamen zu verwenden.

2.4 Wochenrückblick

Zwei kurze Freitextantworten pro Woche, zusammen mit dem Wochendatum.

2.5 Rückmeldungen

Unter jeder Antwort steht „Das passte nicht“. Wenn du das benutzt, bekommen wir deinen Kommentar, den Auszug, den du dabei freigegeben hast, und deine E-Mail-Adresse – damit wir nachfragen können.

Nichts davon passiert automatisch. Der Auszug steht vor dem Absenden sichtbar und änderbar auf dem Bildschirm; du kannst ihn kürzen oder ganz löschen. Dein übriger Gesprächsverlauf wird nicht mitgeschickt, und es gibt keinen Weg, über den wir ihn einsehen könnten.

2.6 Kündigung

Wenn du über den Kündigungsknopf kündigst, halten wir deine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt des Eingangs, den gewünschten Kündigungstermin und deine freiwilligen Angaben fest. Dazu sind wir gesetzlich verpflichtet: Der Zugang der Erklärung muss nachweisbar sein (§ 312k BGB). Diese Angaben bleiben deshalb auch dann bestehen, wenn du dein Konto löschst – sie hängen nicht am Konto, weil der Kündigungsknopf ohne Anmeldung funktionieren muss.

2.7 Anmeldung

Sayline hat keine Passwörter. Zur Anmeldung verschicken wir einen Link an deine E-Mail-Adresse. In unserer Datenbank liegt nur eine Prüfsumme dieses Links, nie der Link selbst; er verfällt nach 20 Minuten und funktioniert genau einmal. Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das ausschließlich eine zufällige Sitzungsnummer enthält – keine Daten über dich. Ohne dieses Cookie könntest du dich nicht anmelden. Es dient keiner Analyse und keiner Werbung, deshalb gibt es bei uns auch kein Cookie-Banner.

Wir setzen weder Analyse- noch Trackingdienste ein und binden keine Schriften, Karten oder Videos von fremden Servern ein.

3. Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung deines Kontos, deiner Gesprächsverläufe und deiner Angaben aus dem Einstiegsgespräch erfolgt zur Erfüllung unseres Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – ohne diese Daten kann Sayline die Leistung nicht erbringen.

Die Verarbeitung der Vornamen genannter Teammitglieder stützen wir auf unser berechtigtes Interesse und deines an einer durchgängigen Gesprächsvorbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Umfang ist auf das Nötigste beschränkt (Vorname und Datum, keine Bewertung).

Rechnungs- und Steuerunterlagen verarbeiten wir aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Der Anstoß per E-Mail: Höchstens einmal im Monat und nur, wenn du länger nicht da warst, fragen wir per Mail, ob gerade ein Gespräch ansteht. Das ist die einzige Nachricht, die von uns ausgeht, ohne dass du sie ausgelöst hast; wir stützen sie auf unser berechtigtes Interesse daran, dass ein bezahltes Werkzeug im richtigen Moment erinnert wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In jeder dieser Mails steht ein Abmeldelink, der ohne Anmeldung funktioniert – du kannst dem also jederzeit widersprechen, ohne dass sich sonst etwas ändert. Wer sein Gratiskontingent aufgebraucht und kein Abo hat, bekommt sie gar nicht erst: Das wäre Werbung und keine Erinnerung.

Die Spracheingabe nutzt du auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit dem Start der Aufnahme erteilst und jederzeit widerrufen kannst, indem du die Funktion nicht mehr verwendest.

4. Wer die Daten außer uns verarbeitet

Damit Sayline funktioniert, arbeiten wir mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten:

• Neon (Datenbank) – dein Konto und deine Gespräche liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Anthropic (KI-Anbieter, USA) – damit eine Antwort entstehen kann, werden deine Nachricht, dein Profilkontext und der bisherige Gesprächsverlauf an Anthropic übermittelt und dort verarbeitet. Ohne diese Übermittlung gäbe es keine Antwort. Sie findet bei jeder Antwort von Mika statt.
• Hosting – der Betrieb der Anwendung selbst.
• Stripe (Zahlungen) – deine E-Mail-Adresse und der Abo-Zustand. Deine Zahlungsdaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nicht.
• Mailversand – deine E-Mail-Adresse für den Anmeldelink, für Erinnerungen, die du selbst angefordert hast, Vertragsbestätigungen und den Anstoß aus Abschnitt 3.
• Dein Browser-Anbieter – nur wenn du die Spracheingabe aktiv startest, wird die Aufnahme von der Spracherkennung deines Browsers verarbeitet (je nach Browser bei Google oder Apple). Startest du sie nicht, passiert nichts davon.
  Beim Vorlesen im Übungsgespräch ist es umgekehrt: Wir wählen bevorzugt eine Stimme, die auf deinem Gerät liegt – dann verlässt nichts das Gerät. Nur wenn dein Browser gar keine lokale deutsche Stimme mitbringt, nutzt er eine seines Anbieters, und dann geht der vorzulesende Text dorthin.

Darüber hinaus geben wir nichts weiter. Insbesondere gibt es keinen Zugang für Arbeitgeber: Es ist technisch nicht vorgesehen, von einem Konto in ein anderes zu sehen.

5. Übermittlung in die USA

Die Verarbeitung durch Anthropic findet in den Vereinigten Staaten statt. Die USA haben kein Datenschutzniveau, das dem europäischen vollständig entspricht; insbesondere bestehen weitergehende Zugriffsbefugnisse von Behörden, gegen die Betroffene in Europa nur eingeschränkt vorgehen können. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise, soweit der Empfänger zertifiziert ist, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

Wir halten diesen Punkt für den wichtigsten dieser Erklärung – deshalb steht er hier und nicht in einer Fußnote.

6. Wie lange wir Daten speichern

• Gesprächsverläufe: 90 Tage, danach automatisch gelöscht. Das ist lang genug, um an ein Gespräch anzuknüpfen und nachzufassen, und kurz genug, dass keine dauerhafte Akte über Menschen entsteht.
• Sitzungen: 30 Tage, danach musst du dich neu anmelden.
• Anmeldelinks: 20 Minuten, einmalig verwendbar.
• Konto, genannte Vornamen, Wochenrückblicke: bis du dein Konto löschst.
• Rechnungsdaten: solange steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen es verlangen (in der Regel zehn Jahre).
• Kündigungserklärungen: drei Jahre, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist – so lange muss der Zugang belegbar bleiben.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zwei davon musst du nicht bei uns beantragen – sie sind eingebaut. Im Profil findest du „Meine Daten exportieren“ (liefert alles Gespeicherte als Datei) und „Konto & alle Daten löschen“ (entfernt Konto, Gespräche, genannte Vornamen und Rückblicke endgültig). Beides ist ein Klick, ohne Rückfrage bei uns.

Für alles Weitere schreib uns an [noch einzutragen].

8. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in der Regel bei der Behörde deines Wohnsitzes oder unseres Sitzes.

9. Keine automatisierte Entscheidung über Menschen

Sayline schlägt Formulierungen vor. Es trifft keine Entscheidungen über dich oder über Menschen aus deinem Team, bewertet niemanden und erstellt keine Profile im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Vorschläge sind Anregungen; was du im Gespräch tatsächlich sagst, entscheidest du.

Die Stimme, die dir antwortet, heißt in der Anwendung Mika. Das ist ein Name für ein Programm und kein Hinweis darauf, dass ein Mensch mitliest – niemand tut das. Der Name steht dort, weil Mika im Übungsmodus jemand anderen spielt und erkennbar bleiben muss, wer gerade spricht.

10. Menschen, über die du sprichst

Wenn du über jemanden aus deinem Team schreibst, verarbeiten wir auch Daten dieser Person, ohne dass sie davon weiß. Wir halten den Umfang deshalb so klein wie möglich: Vorname, Datum, sonst nichts. Bitte gehe damit sorgfältig um – verwende Vornamen statt vollständiger Namen und schreibe nichts, was du der Person nicht auch selbst sagen würdest.

10.1 Welche Rechte diese Menschen haben

Dieselben wie du: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und – weil wir diese Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen – Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Widerspricht jemand, löschen wir den gespeicherten Vornamen und den Merker zum letzten Gespräch.

Hier ist der ehrliche Teil: Wir können diese Person von uns aus nicht finden. Wir speichern einen Vornamen, keinen Nachnamen, keine Adresse, keine Personalnummer und keine Zuordnung zu einem Arbeitgeber. Es gibt Hunderte Vornamen in dieser Datenbank und keine Möglichkeit, einen davon einem bestimmten Menschen zuzuordnen. Genau diesen Fall regelt Art. 11 DSGVO: Wo eine Identifizierung nicht möglich ist, können wir die Betroffenenrechte nur erfüllen, wenn zusätzliche Angaben dazukommen.

Praktisch heißt das: Der schnellste Weg führt über die Führungskraft. Sie kann im Profil auf einen Klick alles exportieren, was hier gespeichert ist, und ihr Konto mit allen Daten löschen. Einzelne Einträge kann sie derzeit nicht selbst entfernen – dafür schreib uns, wir übernehmen das. Wer sich stattdessen direkt an uns wendet, bekommt Antwort – wir brauchen dann aber die E-Mail-Adresse der Führungskraft, sonst finden wir den Eintrag nicht. Diese Angabe verlangen wir ausschließlich zur Identifizierung und nutzen sie für nichts anderes.

10.2 Zum Weitergeben

Wenn dich jemand aus deinem Team fragt, wozu du Sayline benutzt, oder du es von dir aus sagen willst: Dieser Text ist zum Kopieren gedacht.

Das ist keine gesetzliche Pflicht für dich, und wir behaupten das auch nicht. Es ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das jemand heimlich benutzt, und einem, das er auf dem Tisch liegen lassen kann.

Stand: September 2026